Крупные предприятия все чаще используют Унифицированные Коммуникации. В связи с этим представители среднего и малого бизнеса начинают задумываться, насколько подобный подход может способствовать максимизации их потенциала и обретению сравнительных преимуществ по сравнению с более крупными конкурентами. Однако они далеко не всегда владеют полной информацией о прямых выгодах от использования Унифицированных Коммуникаций, а также об их компонентах.

Унифицированные Коммуникации(УК) – это интеграция ключевых коммуникационных бизнес-сервисов работающих в режиме реального времени (телефонии и видео, информации о доступности абонента и сервиса мгновенных сообщений) с сервисами сообщений (голосовая и электронная почта, факсимильная связь и SMS) в единую систему. Унифицированные Коммуникации — это набор продуктов, который предоставляет унифицированный интерфейс для управления различными сервисами и устройствами. Базовые возможности включают телефонию, видео вызовы, сервис мгновенных сообщений перевод, голосовой почты на электронный почтовый ящик и услугу «Найди меня /Следуй за мной», которая переадресует вызовы, если пользователя нет на месте. Унифицированные коммуникации также предоставляют более продвинутые возможности, такие как присутствие (Presence), позволяющие отслеживать статус контакта(на месте/говорит по телефону, отошел и т.д. ), сервис Click to Call (Кликни, чтобы позвонить), дающие возможность сделать вызов нужному контакту одним кликом мыши и хранить историю вызовов. Дополнительные сервисы существенно сокращают время, затрачиваемое сотрудниками на поиск информации или попытки выйти на связь с коллегой, отлучившимся с рабочего места, таким образом, повышая эффективность. Кроме того, преимуществами являются долгосрочная экономия по сравнению с традиционной голосовой связью и электронной почтой и экологичность (требуется меньшее количество оборудования, меньше программного обеспечения, меньше коммуникаций). Внедрять Унифицированные Коммуникации можно с помощью уже имеющегося аппаратного и программного обеспечения или воспользоваться услугами сервис-провайдера, который предоставляет подобные решения.

По мнению Майкла Остермана, эксперта отрасли, основателя компании «Osterman Research», компании небольшого размера могут эффективно конкурировать с более крупными, если они обладают аналогичными технологиями и возможностями, в том числе услугами телефонии, обмена мгновенными сообщениями, электронной почты предоставляемыми как Hosted услуги. Унифицированные Коммуникации — важное техническое решение, создающее преимущества для малых фирм, благодаря которым они могут соперничать с компаниями, превосходящими их в размерах.

Размещать у себя или арендовать как услугу у провайдера?

Начните с оценки потребностей Вашего бизнеса. Следует ли Вам самостоятельно управлять решением УК или лучше арендовать мощности сервис-провайдера? Услуги сервис-провайдера освободят Вас от необходимости постоянной поддержки, что позволит сотрудникам сконцентрироваться на основных задачах Вашего бизнеса и не иметь в штате специалиста, который будет заниматься поддержкой системы. На начальном этапе внедрения Унифицированных Коммуникаций компании среднего и малого размера все чаще используют Hosted решения. Исследования показывают, что 31% компаний прибегают к услугам сервис-провайдеров , размещая на его оборудовании электронную почту сотрудников, 13% также поступают с IP-телефонией, а 17% — мгновенными сообщениями (IM Messaging).

Так называемые Hosted сервисы (т.е. аренда мощностей у провайдера) – простой и доступный способ внедрения решений VoIP для малого и среднего бизнеса. Чтобы найти наиболее подходящее решение и сервис-провайдера для Вашего бизнеса, необходимо четко определить потребности бизнеса и ожидания от телефонии и сервис-провайдера.

Как найти оптимальное решение?

Начинайте с малого. Попробуйте использовать что-нибудь простое, например, IP-телефонию. По мере того, как Вы освоитесь, возможно, Вы захотите расширить возможности, включив сервис мгновенных сообщений(IM Messaging), группы поиска(Hunt groups), очереди вызовов(Call Queues), интеллектуальную переадресацию входящих вызов («Найди меня»»Следуй за мной»), CTI- приложения (например, Click-to-call позволяющие управлять телефоном через компьютер). Средний и малый бизнес часто тяготеет к бесплатным или очень дешевым решениям, таким как Skype, Google Voice(в Северной Америке), но они не обладают такими важными для бизнеса решениями, как голосовое интерактивное меню IVR ( Interactive Voice Response), которое может отвечать на вызовы и автоматически распределять их, наличие групп поиска(Hunt groups), очередей вызовов(Call Queues) или включение музыки на удержании во время ожидания ответа ( Music on Hold ).

Наиболее известные поставщики услуг IP телефонии Google или Skype также не предоставляют возможностей необходимых для создания единой управляемой системы телекоммуникационных услуг для всей компании. Более надежной выглядит альтернатива PBX(АТС), размещенной на сервере провайдера. Hosted PBX – это решение на базе VoIP, которое, как правило, имеет хорошо просчитываемую стоимость внедрения и обслуживания. Некоторые сервис-провайдеры предлагают Hosted PBX в дополнение к другим компонентам УК, таким как электронный почтовый ящик, мгновенные сообщения или присутствие (Presence) выставляя единый счет за все сервисы.

Компании среднего и малого размера могут применять традиционную телефонию, которая не требует много времени, ресурсов и денег. Но поиски наилучшей телефонной системы могут затянуться, так как на рынке представлено множество голосовых решений и сервис-провайдеров. Как правило, многие из этих компании не владеют информацией о преимуществах Hosted решений.

Унифицированные коммуникации упрощают совместную работу.

Главное преимущество Унифицированных Коммуникаций – новые возможности совместной работы. Они помогают бизнесу становиться более гибким и подвижным за счет привлечения удаленных работников.

Несколько советов, которые помогут обеспечить совместную работу между распределенными сотрудниками или офисами:

• Объединение всех компонентов Унифицированных Коммуникаций – электронной почты, IP-телефонии, обмена мгновенными сообщениями — под одной «крышей», как правило, в одном приложении, поможет избежать проблем с управлением и нерациональными расходами.
• Необходимо оценивать реальные нужды Вашего бизнеса — будь то размещение на сервере провайдера или на собственных мощностях.
• Повышение эффективности бизнеса за счет создания возможности для сотрудников быть постоянно на связи (между собой, с клиентами, партнерам и др.)

Когда малый и средний бизнес оценят Унифицированные Коммуникации и преимущества Hosted услуг, они смогут извлечь максимум из совместной работы. В результате, компании получат значительные конкурентные преимущества и создадут базу для дальнейшего роста.

Задать вопросы экспертами мирового уровня, узнать о накопленном опыте внедрения решений Унифицированных Коммуникаций для малого и среднего бизнеса на примерах успешно реализованных проектов , можно приняв участие в конференции и выставке Unified Communications Forum которая состоится 22 – 23 марта 2011 года в Москве , деловой центр гостиницы Рэдиссон Славянская.

Сайт мероприятия: http://www.unicomm-forum.ru/2011/

Tags: Click-to-call, Hosted PBX, Presence, Unified Communications, VoIP, Унифицированные коммуникации